Auf diesen irrsinnigen Zusammenhang würde wohl niemand kommen, denn jedem Nutzer und jeder Nutzerin erklärt sich, dass die Software lediglich zur Unterstützung der Kontoverwaltung dient.
In der Wirtschaft wurden in der Vergangenheit unter anderem Kundenverwaltungssysteme (sog. CRM Software) eingeführt und man stellte schnell fest, dass mit Einführung der Software keine einzige Kundenbeziehung entstand. Vielmehr benötigt ein Unternehmen Prozesse, die von den Mitarbeiter*Innen in der Kundenbetreuung gelebt werden. Wiedervorlagen, Marketingkampagnen, Nachverfolgung von Kommunikationssträngen und die Sichtbarkeit der Kundeninformationen helfen einer Mitarbeiterin und einem Mitarbeiter, schnell und zufriedenstellend die Kunden zu betreuen. Damit wird ein CRM ein mächtiges Tool, um aus bestehenden Prozessen einen Mehrwert für die Kunden und das Unternehmen zu generieren.
Wir müssen uns davor hüten, politisch mit unseren Verwaltungen den selben Fehler zu machen zu glaube, dass die Anschaffung von einer Softwarelösung auch gleichzeitig die Arbeitsabläufe so verändert (oder gar erstellt), dass beides zusammenpasst.. Für eine leistungsstrake digitale Verwaltung braucht es in erste Linie Prozesse (also Arbeitsabläufe), die Schlank sind und sich an der Lösung für ein Problem, einer Anfrage oder eines Verwaltungsakts orientieren.
Beispiel Terminvergabe:
Viele Ämter verweisen auf die Fehlenden digitalen Tools, um Bürger*Innen online Termine zu vergeben. Dabei ist die terminvergabe, termintreue und effiziente Nutzung von Zeitslots keine Frage einer Software. Diese kann Abläufe automatisiert zuverlässig abarbeiten, ohne Frage, aber eine Terminvergabe und Termintreue sind Dinge, die im Arbeitsalltag existieren müssen. Letztlich kann eine Verwaltung auch mit einem Papierkalender arbeiten und die Vergabe online per Mail organisieren. Sicher nicht die effizienteste Art, aber der Prozess ist vorhanden. Dann ist eine Software eine willkommene Erleichterung. Existiert kein Ablauf für Termine, dann wird daran auch keine Software etwas ändern können.
Und noch eines sollten sich politische Entscheidungsträger*Innen bewusst machen: Hersteller wollen ihre Produkte verkaufen, auch in der IT. Es ist nicht verwerflich, wenn ein Hersteller seine Produkte lobt, aber vieles darf auch gerne hinterfragt werden, um sich von Beginn an der Grenzen eines Systems bewusst zu sein.
In meiner täglichen Arbeit werde ich oft mit Fragen konfrontiert, in dem eine Verwaltung oder ein Unternehmen sein Leid klagt, weil man dies oder das eingeführt habe, aber es doch am Ende an vielen Stellen nicht funktioniert. Man habe schon in neue PCs investiert, seine Server aufgerüstet und viel in Infrastruktur investiert. Ein Blick in den Arbeitsalltag zeigt aber oft, dass die neue Software nicht zum Arbeitsablauf von Abteilungen passt und damit als zu umständlich empfunden wird.
Also bei aller Digitalisierung muss das richtige Maß gefunden werden. Denn nur aus dem Zusammenspiel von Arbeitsprozessen und Software erwachsen Lösungen, die allen beteiligten wirklich nützlich sind.
Gerne diskutiere ich mit Ihnen zu dem Thema einer zielgerichteten Softwareplanung.